接待准备工作3篇（范文推荐）

接待准备工作接待工作是办公室日常事务中的一项常态化工作，要想做好这项日常工作，全面的接待准备工作是先决条件。可以从接待工作的环境、物质和心理三个方面进行准备下面是小编为大家整理的接待准备工作3篇,供大家参考。

接待准备工作篇1

接待工作是办公室日常事务中的一项常态化工作，要想做好这项日常工作，全面的接待准备工作是先决条件。可以从接待工作的环境、物质和心理三个方面进行准备。

（一）环境准备

接待工作的环境主要是指单位的整体环境和接待室（会客室或办公室）的局部环境。单位的整体环境要求安全、整齐、洁净。接待室的局部环境一般可分为硬环境和软环境。

1.硬环境硬环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。

（1）空气环境，包括空气的温度、湿度、流通与味道四个因素，一般接待室温度控制在21～28℃，室内的相对湿度保持在40%～60%。接待室要注意通风和空气调节，经常开窗透气，保持空气清新，也可适度喷洒气味淡雅大方的空气清新剂。空气环境的好坏，对人的行为和心理都有影响，对提高接待工作效率也十分重要。接待室应适当绿化，摆放绿色植物不仅能美化环境，还能净化空气。植物的选择最好为常绿植物，如龙血树、金钱树、万年青、叶兰、龟背竹等。如果接待室空间较小，也可以采用垂吊类植物，如吊兰、常春藤等。

（2）光线环境，接待室要有适当的照明，应以自然光源为主，人造光源为辅。

（3）声音环境，接待室要保持肃静、安宁，使接待人员能聚精会神地从事接待工作。

（4）接待室布置，注意办公桌、文件柜等大件物品要摆放合理，书报、文件等归类摆放整齐，墙上可挂单位的宣传图片等。接待室清洁、明亮、整齐、美观，会让来访者感受到这里的工作有条不紊，生机盎然。如果没有专门的接待室，也应在办公室中腾出一个比较安静的角落来，让来访者可以从容就座、谈话。

2.软环境软环境包括接待室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。良好的工作氛围，接待人员热情的接待态度、大方得体的礼仪、周到细致的接待安排，都能让来访者感受到一种蓬勃向上的凝聚力，从而产生良好的印象。

（二）物质准备

1.茶水、饮料的准备接待所用的桌椅、沙发等要摆放整齐，保持桌面清洁。茶具应整齐摆放在桌面上，并保证热水供应。

2.水果、点心的准备综合考虑来访者的身份、人数、性别、年龄等因素，适量准备口香糖、小点心、水果、糖果和零食等。

3.烟、打火机或火柴、烟灰缸的准备桌面上要摆放稍大点的烟灰缸，还要准备好纸巾、打火机、火柴等用品。

4.相关资料的准备为了排解来访者等待时间的情绪，在接待室可以放置书报架，摆放一些书报杂志或单位简介等对外宣传资料。

（三）心理准备

接待工作的心理准备，是指接待人员要以诚心、耐心、热心去面对每位来宾，热情适度，和蔼可亲，用语礼貌，举止大方。接待人员要有强烈的角色意识和服务意识。

（1）诚心，要能够站在对方立场，以一颗真诚的心，帮助每一位来访者解决问题。

（2）耐心，要不烦不燥，细心周到地对待每一位来访者。

（3）热心，要以自始至终亲切的态度，为来访者提供接待服务。

接待准备工作篇2

从接到来客通知后，接待工作就开始进入准备工作阶段。这是整个接待工作的重要环节，一般应从下面几个方面来准备：

1、了解客人基本情况

接到来客通知时，首先要了解客人的单位、姓名、性别、民族、职业、级别、人数等。其次要掌握客人的意图，了解客人的目的和要求以及在住宿和日程安排上的打算。第三要了解客人到达的日期、所乘车次、航班和到达时间，然后将上述情况及时向主管人员汇报，并通知有关部门和人员做好接待的各项准备工作。

2、确定迎送规格

按照身份对等的原则，安排接待人员。对较重要的客人，应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；亦可根据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待。对于一般客人，可由公关部门派懂礼仪、有礼貌、言谈流利的人员接待。

3、布置接待环境

良好的环境是对来宾的尊重与礼貌的表示。接待室的环境应该明亮、安静、整洁、幽雅，配置沙发、茶几、衣架、电话，以备接待客人、进行谈话和通讯联络之用。室内应适当点缀一些花卉盆景、字画，增加雅致的气氛。还可放置几份报刊和有关本单位的宣传材料，供客人翻阅。

4、做好迎客安排

与行政或公交部门联系，按时安排迎客车辆；预先为客人准备好客房及膳食；若对所迎接的客人不熟悉，需准备一块迎客牌，写上“欢迎 先生（女士）”以及本单位的名称；若有需要，还可准备鲜花等。

接待准备工作篇3

在整个工作系统中，接待是最为基础也是最重要的工作。接待前的准备工作很重要，是整个接待工作的基础，会直接影响接待的效果。秘书要做好相关接待准备，可以说做好准备工作，接待任务就完成了一半。

一、 思想上的准备

1、诚恳的心。对于预约还是未预约的、易于沟通的还是难沟通的，秘书人员要以诚心、耐心、热心去对待每位来宾。秘书的行为要让来宾感到自己是受欢迎的、是得到重视的。当碰到难以对付的客人时，我们要心平气和，不要急躁，要善于控制自己的情绪。同时，我们要稳定对方的情绪，不要和其发生正面冲突，并尽尽自己所能及寻求相关人员帮助解决其问题。与别人交谈贵在真诚，只有带着真诚的情感去谈话，才能获得事半功倍的效果。

2、合作精神。接待工作是整个单位的事情，秘书人员不能抱着“事不关己”的态度，应该要有主动协助的精神。当我们比较空闲时，看见同事正在忙碌地接待来宾或同事不在时，秘书人员应该主动向前接待，不能坐视不管。团结合作精神是一个企业良好工作氛围营造的重要因素，更有利于树立良好的企业形象。

二、业务知识及相关能力的`准备

秘书作为领导的助手，要能熟练的使用办公软件及相关设备，要有会议记录等专业知识。与此同时，秘书要全面了解企业各方面的情况，比如企业的发展历史、产品规格、市场营销、各部门设置及职员情况。平时，秘书要养成及时收集信息、掌握重要资料的习惯。这些专业技能的具备会大大提高接待的效果。

三、物质准备

对于秘书来说，这方面的准备包括接待环境和接待物品的准备。

1、环境准备首先从自然环境入手。接待室应该舒适、美观、整洁，秘书人员可以的会客室拜访一些花卉和一些绿色植物，特别需要注意的是不宜摆放香味刺鼻及易让人过敏的植物。其次是人文环境的准备。根据接待目的的不同，需要从不同的方面彰显组织的文化，可以张贴介绍组织的纸框，悬挂体现组织文化的口号等，这都会给来宾留下深刻的印象。

2、接待物品的准备。接待室设置要协调，座椅、茶具、烟灰缸等等要齐全。当着客人的面手忙脚乱的收拾凌乱的会客室是非常失礼的，会让客人觉得受到轻慢、不受尊重。因此。秘书人员要勤换洗相关设施，定时清扫接待室，以整洁的环境迎接每位来访者的到来。

四、了解来宾的情况

秘书人员必须要有较完备的资料，了解客人的基本情况。来访者的人数、姓名与职务;来访人员的背景;来访者的国民族和宗教情况;来访者的兴趣、爱好、性格特点;来访者的私人禁忌情况等等。

五、制定接待计划

不论做什么事，事先要有准备，“凡事预则立”。来访者到之前，秘书人员要做好接待计划。合理安排各项接待工作;提前安排有关人员到岗;安排客人的饮食、住宿等等。